Viime vuosien toimintaympäristömuutokset ovat suurimpia kokemiamme. Etätyöhön totuttelu vei aikansa, mutta aika pian löytyi positiivisia vaikutuksia niin yksilö- kuin organisaatiotasolla. Etätyöskentelyn huomattiin sopivan oikein hyvin ja jopa hyvinvointia vahvistavasti monelle. Organisaatioilla oli kiire lähteä luomaan yhteisiä pelisääntöjä uudessa tilanteessa. Parhaassa tapauksessa maltettiin kuulla henkilöstöä ja luotiin sopimuksia yhdessä. Sota Ukrainassa ja muut yhteiskunnalliset muutokset vaikuttavat jokaiseen meistä eri tavalla. Nämä myös muutoksia, joiden vaikutuksia voimme vain arvailla.
Vuosi sitten meillä ei ollut tiedossa kaikkea sitä, mistä nyt olemme tietoisia. Emme tienneet, miten etä- ja hybridityö vaikuttavat mm. dynamiikkaan, työvireeseen ja dialogiin. Emme tienneet, miten vähiin keskeytymätön työskentelyaika menee, kaikkien virtuaaliviestimien viidakossa. Emme tienneet, miten toimintaympäristön hauraus vaikuttaa mieleen.
Ymmärsinkö oikein?
Hybridiympäristössä dynamiikan havainnointia tehdään vaillinaisella tiedolla. Kun pyrimme johtamaan tiimiä kokonaisena, ei vain yksilöiden suorituksina ja prosessien tuottajina, tarvitsemme kokonaisen tilan havainnointia. On nähtävä ihmisiä siinä tilassa vuorovaikuttamassa toisiinsa – sanoin ja elein. Jotta johtoryhmä yltää yhtenäiseen johtamisen ääneen, tarvitaan luottamusta, positiivista konfliktia, aitoa sitoutumista ja yhteisvastuullista tilivelvollisuutta. Näiden rakentumiseen tarvitaan läsnäoloa, aitoa dialogia ja havaintojen sanoittamista. Pystyäksemme johtamisella luomaan vakautta ja rauhallisuutta, tarvitsemme läsnä olemista.
Teemme vuorovaikutuksessa jatkuvasti havaintoja ja tulkintoja. Teemme jokainen tulkintavirheitä ja se on täysin luonnollista. Etäyhteydellä tulkintojen virhemahdollisuus kasvaa, koska havainnoimme vain osaa kehosta ja katse- ja äänikontakti on välillinen. Etätapaamisissa näiden kysymysten merkityksellisyys kasvaa ”Ymmärsinkö oikein?” ”Tätäkö tarkoitit?”
Työvireestä ja palautteesta
Työvireen ylläpitämiseen tarvitsemme toisiamme – kollegasparrausta ja sosiaalista tukea. Negatiivisten asenteiden havainnointi edellyttää läsnäoloa – että näemme, kuulemme ja havainnoimme. Negatiiviseen puheeseen ja käyttäytymiseen puuttuminen on turvallista kasvotusten. Voimme varmistaa, miten viesti puuttumisesta on ymmärretty, mitä tunteita se herätti. Kun koemme toisen tunteet, kykenemme johtamaan tilannetta rakentavasti eteenpäin.
Tarvitsemme palautetta koko toimeenpanon ketjuun: tavoitteen ymmärtämiseen ja sisäistämiseen, itseluottamuksen vahvistumiseen, työvireen ja arkipäiväisen fokuksen ylläpitoon.
Vaikuttavaan palautteen antoon ja vastaanottoon tarvitsemme läsnäoloa ja säännöllistä kasvotusten tapaamista. Etätyö kaventaa palautteen helposti vain tuloksen tarkasteluun. Emme pääse havainnoimaan käyttäytymistä ja prosessia kohti tavoitetta. Juuri käyttäytymisestä ja kehittymisestä annettu palaute vaikuttaa motivaation säilymiseen ja mielen joustavuuden vahvistumiseen.
Kulttuurin vahvistumisesta
Yrityksen kulttuuri, arvot ja merkityksellisyys näkyvät käyttäytymisenä, siinä miten puhumme ja olemme toistemme kanssa. Pandemian aikana yrityksiin on rekrytoitu ja perehdytetty uusia kollegoita virtuaalisesti. Moni tapaa uusia tiimiläisiä ensimmäistä kertaa kasvotusten, vaikka virtuaalisesti on työskennelty jo jonkin aikaa yhdessä. Yrityskulttuurin siirtymisen voima heikkenee etäilyn myötä.
Johdon yhteisestä äänestä
Johtoryhmän tehtävä on kirkastaa yksilön, tiimin ja yrityksen merkitys – ei vain oman vastuualueen sisällä, vaan kaikkien johdettavien alueiden puolesta. Kun johtoryhmän kokoushuoneesta poistutaan, jokaisen johtoryhmän jäsenen tulee olla yhtenä yksikkönä valmis puhumaan samalla viestillä koko yrityksen johtamisen kentän alueesta: talouden henkilöstöasioista, myynnin taloudesta, tuotekehityksen myynnistä jne. Tämän saavuttamiseen tarvitaan läsnä olemista, kuuntelemista, hiljaisuutta, vahvistavia eleitä, epävarmuuden ja tietämättömyyden myöntämistä, tilan antamista ja ottamista, konfliktia, yhteisiä sopimuksia ja toisesta välittämistä.
Systeemisyys saa uusia ulottuvuuksia
Työskentely-ympäristöllä on suuri merkitys sille, miten työtä teemme ja mistä kokonaisuuden ymmärtäminen muodostuu. Hybridityössä systeemisyyden laaja ymmärtäminen on edellytyksenä syy-seuraussuhteiden hahmottamiselle. Ympäristön muuttuminen vaikuttaa ajatteluumme ja päätöksentekoomme. Systeemisyys vaikuttaa monella tasolla – yksilöihin, tiimeihin ja koko organisaatioon. Siihen vaikuttaa kaikki, mitä ympärillämme tapahtuu ja miten asioita käsittelemme. Hybridityössä ihmisten tapa käsitellä esimerkiksi nykyistä epävakaata geopoliittista tilannetta jää suurilta osin työyhteisössä havainnoimatta.
Lopuksi
Etätyö on hyvä mahdollisuus ja nyt olemme oppineet ottamaan siitä hyödyt irti. Olemme oppineet luottamaan, että asiat tulee hoidetuksi. Olemme huomanneet, että etätyö tukee jaksamista ja tasapainon löytämistä. Hybridityön tekniikat ja työvälineet ovat kehittyneet. Etä- ja hybridityöskentelyn lisäksi tarvitsemme läsnä olemista – sekä yhteen että erikseen kirjoitettuna. Yrityksissä luodaan nyt uusia pelisääntöjä. Jotta ymmärrys kaikkien työmuotojen tarpeellisuudesta syvenee, tarvitsemme esimerkkejä ja perusteluja sille, että meidän on tarpeen olla säännöllisesti myös kasvotusten toistemme kanssa.
Virpi Ojakangas
Ojakangas Coaching Oy